Quando un dipendente assente attivo altrove viene segnalato, è importante evitare conclusioni affrettate.
Una presenza in un altro luogo non dimostra automaticamente un comportamento scorretto.
Il lavoratore potrebbe trovarsi in ferie, utilizzare un permesso, svolgere un’attività compatibile con la propria situazione oppure avere una giustificazione valida.
La situazione cambia quando emergono elementi concreti che fanno pensare a un’assenza ingiustificata, a un’attività lavorativa non dichiarata o a un comportamento incompatibile con la motivazione dell’assenza.
Prima verifica: quale tipo di assenza è stata comunicata?
Il primo passo consiste nel comprendere la ragione formale dell’assenza.
Malattia, ferie, permessi, congedi e assenze ingiustificate sono situazioni diverse.
Ognuna richiede verifiche differenti e non può essere affrontata con gli stessi strumenti.
Se l’assenza è dovuta a malattia, il datore di lavoro non può svolgere direttamente accertamenti sanitari sul dipendente.
L’articolo 5 dello Statuto dei lavoratori prevede che il controllo delle assenze per infermità avvenga attraverso i servizi ispettivi degli istituti previdenziali competenti.
Per i lavoratori interessati, il datore può quindi richiedere una visita fiscale secondo le procedure previste.
L’INPS riepiloga le modalità operative delle visite mediche di controllo e delle verifiche sulle assenze per malattia.
Messaggio INPS n. 1399/2018
Essere fuori casa non significa automaticamente violare la malattia
Un dipendente in malattia non è necessariamente obbligato a rimanere sempre chiuso in casa.
Può uscire per motivi compatibili con le proprie condizioni, salvo il rispetto delle fasce di reperibilità e delle indicazioni mediche.
Anche svolgere una commissione o incontrare una persona non dimostra, da solo, che la malattia sia falsa.
La verifica deve concentrarsi su fatti realmente incompatibili con lo stato dichiarato o con le regole del rapporto di lavoro.
Per questo è rischioso basarsi su fotografie occasionali, segnalazioni anonime o commenti pubblicati sui social network.
Quando l’attività altrove può diventare rilevante?
Un’attività svolta durante l’assenza può assumere rilievo quando appare incompatibile con la motivazione comunicata.
Può essere significativa anche quando dimostra lo svolgimento di un’altra attività lavorativa durante un periodo in cui il dipendente dichiara di non poter lavorare.
Occorre però distinguere tra una semplice presenza e una prestazione lavorativa effettiva.
Anche in questo caso, la valutazione deve essere concreta e riferita a circostanze verificabili.
Non è sufficiente affermare che il dipendente “è stato visto da qualche parte”.
È necessario comprendere cosa abbia fatto, in quale momento e con quale continuità.
Le verifiche preliminari dell’azienda
Prima di incaricare un professionista, l’azienda dovrebbe ricostruire con ordine i fatti.
È utile verificare le comunicazioni ricevute, i turni, le presenze, le richieste di ferie e la documentazione già disponibile.
Vanno raccolte anche le segnalazioni interne, indicando chi le ha fornite e quando.
Le informazioni devono rimanere circoscritte alle persone che hanno effettivamente necessità di conoscerle.
Non è opportuno diffondere sospetti tra colleghi o commentare pubblicamente la vicenda.
Una ricostruzione precisa aiuta a evitare controlli generici o sproporzionati.
Il possibile incarico a un investigatore privato
Quando esistono elementi specifici, l’azienda può valutare il conferimento di un incarico a un investigatore privato autorizzato.
L’incarico dovrebbe indicare chiaramente il fatto da verificare, il periodo interessato e la finalità dell’attività.
Le regole del Garante stabiliscono che l’investigatore non può avviare autonomamente ricerche o raccolte di dati.
L’attività deve basarsi su un incarico scritto e rispettare i principi di liceità, proporzionalità e minimizzazione.
L’obiettivo non è controllare ogni aspetto della vita privata del dipendente.
La verifica deve riguardare esclusivamente i fatti utili a chiarire il possibile illecito o la controversia.
Quali elementi possono essere documentati?
Un’attività investigativa correttamente impostata può concentrarsi su orari, luoghi, spostamenti e comportamenti osservabili.
Può verificare se il dipendente presta concretamente attività presso un’altra impresa.
Può inoltre documentare la continuità dell’attività e la sua eventuale coincidenza con l’orario di lavoro.
Le immagini devono essere acquisite in modo lecito e senza intrusioni nella sfera privata.
Non sono ammesse intrusioni in abitazioni, accessi abusivi a dispositivi o intercettazioni.
Non è lecito ottenere informazioni attraverso password, profili riservati o sistemi informatici altrui.
Il materiale raccolto deve essere pertinente e non eccedere rispetto all’incarico ricevuto.
Attenzione ai controlli video sul luogo di lavoro
L’azienda deve prestare particolare attenzione alle telecamere e agli strumenti di controllo a distanza.
L’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori disciplina l’uso di impianti audiovisivi e altri strumenti dai quali possa derivare un controllo sull’attività dei dipendenti.
L’installazione e l’utilizzo devono rispettare le condizioni previste dalla legge e le garanzie applicabili.
Testo dell’articolo 4 sulla Gazzetta Ufficiale
Testo dell’articolo 4 sulla Gazzetta Ufficiale
Non si possono installare strumenti improvvisati per sorvegliare il dipendente.
Non è corretto utilizzare telecamere aziendali per finalità diverse da quelle comunicate.
Un recente richiamo del Garante
Il Garante Privacy ha ribadito l’importanza di utilizzare strumenti professionali e procedure rispettose delle garanzie previste.
In un provvedimento relativo a riprese effettuate durante un periodo di malattia, l’Autorità ha contestato la raccolta illecita di immagini e informazioni.
Il Garante ha ricordato anche la funzione delle visite fiscali per verificare l’effettiva sussistenza dello stato di malattia.
Il datore di lavoro non dovrebbe quindi improvvisare pedinamenti, riprese o controlli affidandoli a collaboratori privi di competenze specifiche.
Dal rapporto investigativo alle decisioni aziendali
Un rapporto investigativo non equivale automaticamente a una sanzione disciplinare.
Il datore di lavoro deve valutare il contenuto della documentazione e confrontarlo con le giustificazioni del dipendente.
Devono essere rispettate le procedure previste dalla normativa e dal contratto collettivo applicato.
Il lavoratore deve poter conoscere gli addebiti e presentare le proprie difese.
Solo dopo questa fase l’azienda potrà valutare eventuali provvedimenti.
La documentazione deve essere conservata con attenzione e resa disponibile solo ai soggetti autorizzati.
Perché affidarsi a professionisti qualificati
Le verifiche su un dipendente possono avere conseguenze importanti sul piano lavorativo e giudiziario.
Un’attività svolta senza metodo può produrre materiale inutilizzabile o esporre l’azienda a contestazioni.
Un investigatore autorizzato sa distinguere tra osservazione lecita e comportamento invasivo.
Sa inoltre definire un incarico proporzionato, limitare la raccolta dei dati e redigere una relazione chiara.
L’obiettivo dovrebbe essere accertare i fatti, non alimentare sospetti.
Conclusioni
Quando un dipendente è assente ma sembra attivo altrove, servono prudenza, documenti e verifiche mirate.
Se l’assenza riguarda una malattia, la visita fiscale rappresenta il primo strumento da valutare.
Se invece emergono elementi relativi a un’altra attività lavorativa o a una possibile violazione contrattuale, può essere utile un’indagine privata regolare.
Ogni accertamento deve rispettare privacy, proporzionalità e diritto di difesa.
Una verifica professionale può aiutare l’azienda a trasformare un sospetto in una ricostruzione documentata e utilizzabile.
